ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE (H/F)

Prise de poste mi-octobre 2023 et jusqu’à mi-mai 2024. Puis mi-temps le matin de octobre à décembre 2023, puis ensuite temps complet

Missions :

• Assurer le secrétariat de la société en équipe en exécutant des tâches administratives courantes et le suivi de dossiers sous le contrôle de l’Assistante de Direction et de la direction.
  • Accueil physique et téléphonique;
  • Prise de rendez-vous et de messages téléphoniques pour les conseillers et la direction (répondre au téléphone au maximum au bout de 3 sonneries)
  • Préparation des dossiers clients avec sortie des situations des contrats des clients
  • Cours de bourse quotidiens une semaine sur deux,
  • Préparation et enregistrement du courrier départ
  • Dépôt et récupération du courrier, dépôt des ordres de virement dans les 5 banques de la place
  • Saisie des opérations dans les deux logiciels utilisés ;
  • Vérification des documents avant envoi (être très vigilante), scan et copie des documents de toutes les opérations puis classement des documents scannés dans le répertoire du client. Envoi des documents par mail et/ou courrier postal en fonction des partenaires
  • Rangement quotidien des dossiers clients jaunes et classement hebdomadaire indispensable,
  • Archivage des dossiers et successions clos à effectuer, à tour de rôle, chaque mois,
• Gestion des partenaires
  • Une fois les opérations transmises aux partenaires, celles-ci doivent être vérifiées avant d’être classées dans le dossier papier du client. Joindre le justificatif de la réalisation de l’opération à l’opération.
  • Réclamations et suivi de ces réclamations si opérations non réalisées. Si les réclamations n’avancent pas, transmettre la réclamation à l’assistante de Direction.

Profil :

• permis B et véhicule exigé
• Maîtrise outils bureautique

Postulez dès maintenant en envoyant votre candidature (CV, lettre de motivation) à d.kling@atoutplus.nc et demandez plus de renseignements au 24.38.52